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個人情報の流出に関するお詫びとご報告

2021.5.10

このたび、2011年度に独立行政法人日本学術振興会の科学研究費代表者・分担者となっていた本学の研究者、当該研究者の研究課題の関係者ならびに関係取引先に関する237件の個人情報の流出が判明いたしました。
当該研究者および関係者の皆さまに多大なご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。内容および対応については以下のとおりです。

1.概要
4月27日(火)本学の職員が「2021年度科学研究費代表者・分担者」となる本学の研究者に対し事務手続等についてのメールを送信(92件)した際に、誤って2011年度の科学研究費に採択されていた本学研究者の研究課題の関係者とその取引先(237件)の個人情報を含むエクセルファイルを添付して送信するという事案が発生しました。その後、すぐに当該メールの削除依頼および該当ファイルを修正したメールを再送信しました。4月28日(水)所属部署長などへの報告によって、個人情報の流出があったことが判明いたしました。

2.流出情報
2011年度の独立行政法人日本学術振興会の科学研究費代表者・分担者となっていた本学の研究者および当該研究者の研究課題の関係者(計143名)ならびに取引先(94件)に関する次の内容
「氏名・取引先」(カナを含む)、「銀行名・銀行番号」、「支店名・支店番号」、「口座種別」、「口座番号」、「口座名義」(カナ・漢字を含む)

3.個人情報の流出判明後の対応
4月28日(水)より本件に関する調査を開始しました。その調査結果をもとに、5月6日(木)に本学の個人情報保護委員会を開催し、本件の対応について協議を行いました。
個人情報が流出した237件の皆さまに対しては、5月7日(金)に謝罪の文書を送付いたしました。また、5月10日(月)「個人データの漏えい等の事案が発生した場合等の対応について」(平成29年個人情報保護委員会告示第1号)に基づき、本件について国の個人情報保護委員会及び大学の所轄官庁である文部科学省に報告いたしました。
なお、現在のところ当該個人情報が不正に使用された事実は確認、報告されておりません。

4.再発防止に向けて
今回の情報流出の原因は、個人情報が存在していることを十分に確認しないまま過去に使用したファイルを元に書類を作成したこと、さらに、ファイル内容を複数で確認することなく当該ファイルをメールに添付し送信してしまったことによるものであると考えております。
今後、電子ファイルを含め、情報の取扱いについては、情報セキュリティポリシーや文書取扱いの諸規程の厳格な適用を徹底してまいります。あわせて、メール送信時は複数名で確認する体制を構築するなど、あらゆる手段を講じて、このような事態の再発を防止いたします。

企画部 広報課
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