○個人番号の提供を受ける際の本人確認の措置に関する規程
平成28年1月1日
第1章 総則
(目的)
第1条 本規程は，「特定個人情報保護規程」(以下「保護規程」という。)に基き，本学が個人番号の提供を受ける際の本人確認措置に関する事項を定めることを目的とする。
(個人番号の提供を受ける場合)
第2条 本学が通常業務において個人番号の提供を受ける場合は，次のとおりである。
(1) 本人から個人番号の提供を受ける場合
(2) 代理人から個人番号の提供を受ける場合
(3) 個人番号利用事務実施者から個人番号の提供を受ける場合
(4) 個人番号関係事務実施者から個人番号の提供を受ける場合
扶養控除等(異動)申告書のように，法令により教職員が本学を経由して個人番号利用事務実施者に提出すべきものとされている書類に，教職員の扶養家族の個人番号が記載されるために，本学が教職員からその扶養家族の個人番号の提供を受ける場合は，当該教職員は個人番号関係事務実施者であり，本学が個人番号関係事務実施者から個人番号の提供を受ける場合に該当する。
(本人確認の措置)
第3条 本学が，本人またはその代理人から個人番号の提供を受けるときは，本人確認の措置として，次の事項の確認をしなければならない。
(1) 本人から個人番号の提供を受ける場合 | |||
確認事項 | 番号確認 | 身元確認 | |
提供を受ける個人番号が正しい番号であることを確認する。 | 提供者が本人であることを確認する。 | ||
(2) 代理人から個人番号の提供を受ける場合 | |||
確認事項 | 本人の番号確認 | 代理権の確認 | 代理人の身元確認 |
提供を受ける個人番号が本人の正しい番号であることを確認する。 | 本人と代理人の関係(代理権)を確認する。 | 代理人の身元を確認する。 | |
第2章 本人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認の措置
(本人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認の措置)
第4条 本人から個人番号の提供を受ける場合の番号確認および身元確認は，原則として，以下(1)から(3)のいずれかの方法で行なう。
| 番号確認 | 身元確認 |
(1) | 個人番号カードの提示 | |
(2) | 通知カードの提示 | 写真付きの身分証明書(運転免許証，運転経歴証明書，旅券，身体障害者手帳，精神障害者保健福祉手帳，療育手帳，在留カード，特別永住者証明書，その他個人番号利用事務実施者が適当と認める書類)の提示 |
(3) | 個人番号が記載された住民票の写しまたは住民票記載事項証明書の提示 | 同上 |
2 本人から個人番号の提供を受ける場合の番号確認において，前項(1)から(3)の方法によることが困難であるときは，これらに代えて，次のいずれかの方法によることができる。
(1)から(3)が困難であるときの番号確認 | |
① | 過去に本人確認の措置をして，本人にかかる特定個人情報ファイルを作成していた場合には，当該特定個人情報ファイルの確認 |
② | 源泉徴収票等，官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって，個人番号利用事務実施者が適当と認めるものの確認 |
3 本人から個人番号の提供を受ける場合の身元確認において，第1項(1)から(3)の方法によることが困難であるときは，これらに代えて，①および②で示す書類のうち2つ以上の書類の確認によることができる。
(1)から(3)が困難であるときの身元確認 | |
① | 公的医療保険の被保険者証，年金手帳，児童扶養手当証書，特別児童扶養手当証書 |
② | 官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって，個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの |
4 教職員，本学と雇用関係にある等の事情により，人違いでないことが明らかであると個人番号利用事務実施者が認める者から個人番号の提供を受ける場合は，身元確認書類の提示を要しない。
(本人から郵送で個人番号の提供を受ける場合の本人確認の措置)
第5条 本人から郵送で個人番号の提供を受ける場合の本人確認(番号確認および身元確認)は，前条に定める書類またはその写しの提出により行なう。
(オンラインで本人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認の措置)
第6条 本人からオンラインで個人番号の提供を受ける場合の本人確認(番号確認および身元確認)は，原則として，個人番号カードのICチップの読み取りにより行なう。
2 前項に定める方法のほか，法令が定める方法による本人確認(番号確認および身元確認)の措置によることができる。
第3章 代理人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認の措置
(代理人から個人番号の提供を受ける場合の本人確認の措置)
第7条 本学が，代理人から個人番号の提供を受ける場合における本人の番号確認は，原則として，以下(1)から(3)のいずれかの方法で行なう。
本人の番号確認 | |
(1) | 本人の番号カード(またはその写し)の提示 |
(2) | 本人の通知カード(またはその写し)の提示 |
(3) | 本人の個人番号が記載された住民票の写しまたは住民票記載事項証明書(またはその写し)の提示 |
2 代理人から個人番号の提供を受ける場合の代理権および代理人の身元確認は，原則として，以下の方法で行なう。
| 代理権の確認 | 代理人の身元確認 |
法定代理人の場合 | 戸籍謄本その他その資格を証明する書類の提示 | 代理人の個人番号カード，運転免許証，運転経歴証明書，旅券，身体障害者手帳，精神障害者保健福祉手帳，療育手帳，在留カード，特別永住者証明書の提示 |
代理人が法人の場合は，登記事項証明書その他の官公署から発行・発給された書類および現に個人番号の提供を行なう者と当該法人との関係を証する書類その他これらに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類の提示 | ||
任意代理人の場合 | 委任状の提示 | 代理人の個人番号カード，運転免許証，運転経歴証明書，旅券，身体障害者手帳，精神障害者保健福祉手帳，療育手帳，在留カード，特別永住者証明書の提示 |
代理人が法人の場合は，登記事項証明書その他の官公署から発行・発給された書類および現に個人番号の提供を行なう者と当該法人との関係を証する書類その他これらに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類の提示 |
3 代理人から個人番号の提供を受ける場合の番号確認は，第1項(1)から(3)の方法によることが困難であるときは，これらに代えて，次のいずれかの方法によることができる。
(1)から(3)が困難であるときの本人の番号確認 | |
① | 過去に本人確認の措置をして，本人にかかる特定個人情報ファイルを作成していた場合には，当該特定個人情報ファイルの確認 |
② | 個人番号利用事務実施者が適当と認める書類の確認 |
4 代理人から個人番号の提供を受ける場合の代理権および代理人の身元確認は，第2項の方法によることが困難であるときは，以下の方法で行なう。
第2項の方法が困難であるとき | ||
代理権の確認 | 代理人の身元確認 | |
代理権を証明するものとして個人番号利用事務実施者が適当と認める書類の提示 | ①および②で示す書類のうち2つ以上の書類の確認 | |
① | 公的医療保険の被保険者証，年金手帳，児童扶養手当証書，特別児童扶養手当証書 | |
② | 個人番号利用事務実施者が適当と認める書類 | |
5 代理人が本学教職員である等，本学と雇用関係にある等の事情により，代理人が人違いでないことが明らかであると個人番号利用事務実施者が認めるときは，代理人の身元確認書類の提示を要しない。
(代理人から郵送で個人番号の提供を受ける場合の本人確認の措置)
第8条 代理人から郵送で個人番号の提供を受ける場合の本人確認(番号確認，代理権の確認および代理人の身元確認)は，前条に定める書類またはその写しの提出により行なう。
(代理人からオンラインで個人番号の提供を受ける場合の本人確認の措置)
第9条 代理人からオンラインで個人番号の提供を受ける場合の本人確認(番号確認，代理権の確認および代理人の身元確認)は，法令が認める方法により行なう。
第4章 電話による個人番号の提供
(電話による個人番号の提供)
第10条 既に本人確認の措置をとった上で特定個人情報ファイルを作成している場合は，個人番号関係事務の処理にあたって当該特定個人情報ファイルにおいて個人情報を検索，管理する場合に限り，電話で個人番号の提供を受けることができる。
2 前項の場合の本人確認は，以下の方法で行なう。
(1) 本人から個人番号の提供を受ける場合 | |||
確認事項 | 番号確認 | 身元確認 | |
当該特定個人情報ファイルの確認 | 本人しか知り得ない事項その他の個人番号利用事務実施者が適当と認める事項の申告 | ||
(2) 代理人から個人番号の提供を受ける場合 | |||
確認事項 | 本人の番号確認 | 代理権の確認 | 代理人の身元確認 |
当該特定個人情報ファイルの確認 | 本人および代理人しか知り得ない事項その他個人番号利用事務実施者が適当と認める事項の申告 | 同左 | |
第5章 個人番号関係事務実施者たる教職員からの扶養家族の個人番号の提供
(個人番号関係事務実施者たる教職員から扶養家族の個人番号の提供を受ける場合)
第11条 教職員が本学を経由して個人番号利用事務実施者に提出する書類に教職員の扶養家族の個人番号が記載されるために，本学が教職員から扶養家族の個人番号の提供を受ける場合(第2条第1項第4号)は，当該教職員は，個人番号関係事務実施者として扶養家族の本人確認を行なわなければならない。
2 前項の場合，教職員は，扶養家族の個人番号および特定個人情報が外部に漏えいすることのないように努めなければならない。
第6章 その他
(所管)
第12条 本規程の所管は総務部長とする。
(規程の改廃)
第13条 本規程の改廃は，特定個人情報管理委員会の議を経て，大学評議会の承認を得なければならない。
附則
第1条 本規程は，平成28年1月1日から施行する。